Monitoring budget 12 proyek aktif dari rekap mingguan jadi dashboard real-time
Finance Manager tidak punya visibilitas real-time terhadap budget 12 proyek aktif. Proyek over-budget baru ketahuan setelah rekap mingguan selesai dibuat. Power BI mengubah ini menjadi monitoring yang selalu up-to-date.
Masalah
Budget vs actual dari 12 proyek aktif direkap manual setiap minggu dari laporan masing-masing project manager. Finance Manager tidak punya visibilitas real-time — sering ketahuan proyek over-budget sudah telat.
Rincian Tantangan
- 112 proyek aktif dengan project manager berbeda — tidak ada format laporan yang seragam
- 2Rekap mingguan butuh 1 hari kerja penuh untuk mengumpulkan dan menyatukan semua data
- 3Tidak ada kalkulasi burn rate otomatis — Finance Manager harus hitung manual di luar Excel
- 4Persiapan laporan untuk meeting board butuh 1 hari tambahan untuk membuat visualisasi
- 5Alert over-budget tidak ada — baru ketahuan ketika Finance Manager sempat mereview angka
Solusi
Power BI dashboard yang terkoneksi langsung ke file Excel laporan proyek. DAX measures untuk kalkulasi variance dan burn rate. Alert otomatis jika budget realisasi melebihi threshold yang ditentukan.
Langkah-Langkah Implementasi
- 1
Standardisasi template Excel laporan mingguan: sheet 'Input' dengan 6 kolom wajib
- 2
Simpan semua file laporan proyek di satu folder SharePoint / OneDrive
- 3
Power BI Desktop → Get Data → Excel → pilih folder (bukan file satu per satu)
- 4
Power Query: Combine Files dari folder, filter sheet 'Input' saja
- 5
Tambah kolom kalkulasi: Bulan = Date.MonthName([Tanggal])
- 6
DAX Measure: Total Realisasi = SUM(Laporan[Realisasi])
- 7
DAX Measure: Burn Rate = DIVIDE([Total Realisasi], SUM(MasterProyek[BudgetTotal]))
- 8
DAX Measure: Variance = SUM(MasterProyek[BudgetTotal]) - [Total Realisasi]
- 9
Visual: KPI Card untuk Burn Rate, Bar Chart untuk Variance per proyek
- 10
Conditional formatting: merah jika Burn Rate > 90%, kuning jika > 75%
- 11
Publish ke Power BI Service → aktifkan Scheduled Refresh setiap Senin pagi
- 12
Share dashboard link ke HP Finance Manager & Direktur via Power BI Mobile
Sebelum vs Sesudah
12 file Excel terpisah per proyek, format berbeda-beda
| ID Proyek | Nama Proyek | Budget Total | Minggu | Kategori | Realisasi |
|---|---|---|---|---|---|
| PRJ-2025-01 | Gedung A - Lt.5 | 2.400.000.000 | Minggu 23 | Material | 45.000.000 |
| PRJ-2025-02 | Renovasi Lobby B | 850.000.000 | Minggu 23 | Upah | 28.000.000 |
| PRJ-2025-03 | Jalan Akses C | 1.100.000.000 | Minggu 23 | Alat | 12.000.000 |
Power BI — semua proyek dalam satu tampilan dengan alert otomatis
| Proyek | Budget | Realisasi | Variance | Burn Rate | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Gedung A - Lt.5 | 2,4 M | 1,95 M | -450 jt | 81% | 🟡 Watch |
| Renovasi Lobby B | 850 jt | 820 jt | -30 jt | 96% | 🔴 Alert |
| Jalan Akses C | 1,1 M | 410 jt | +690 jt | 37% | 🟢 Aman |
Hasil
Real-time visibility
Rapat review proyek yang butuh 1 hari persiapan jadi tinggal buka dashboard dari HP