Laporan kemajuan 5 proyek dari email Excel beragam format jadi satu dashboard
Laporan kemajuan dari 5 kontraktor berbeda datang setiap minggu dengan format Excel yang tidak seragam, membuat perbandingan antar proyek mustahil tanpa rekap manual 1 hari penuh. Standardisasi template dan Power BI memangkas ini menjadi 30 menit.
Masalah
Laporan kemajuan konstruksi dari 5 proyek dikumpulkan via email setiap minggu dengan format Excel yang berbeda-beda tergantung kontraktor. Tidak bisa dibandingkan antar proyek, dan persiapan presentasi ke board butuh 1 hari penuh.
Rincian Tantangan
- 1Setiap kontraktor punya format Excel sendiri — nama kolom, urutan, dan satuan berbeda-beda
- 2Progress tertimbang (weighted progress) harus dihitung manual dengan mengalikan progress × bobot per item
- 3Tidak ada perbandingan visual antar proyek — Project Director harus buat grafik baru setiap minggu
- 4File dari kontraktor sering datang terlambat atau dengan format yang berubah tanpa pemberitahuan
- 5Tidak ada deviasi alert — proyek yang terlambat baru ketahuan saat presentasi sudah berlangsung
Solusi
Template Excel standar yang dikirim ke semua kontraktor. Power Query untuk konsolidasi otomatis saat file masuk. Power BI dashboard untuk board presentation dengan perbandingan kemajuan antar proyek dalam satu tampilan.
Langkah-Langkah Implementasi
- 1
Buat template Excel standar: sheet 'Input' dengan kolom ID Proyek, Minggu, Item Pekerjaan, Bobot (%), Progress Aktual (%), Progress Rencana (%)
- 2
Protect sheet dengan password — kontraktor hanya bisa isi kolom yang diizinkan
- 3
Kirim template ke semua kontraktor dengan instruksi pengisian dan deadline Senin pagi
- 4
Buat folder OneDrive bersama per proyek → kontraktor upload file mingguan ke sana
- 5
Power BI → Get Data → OneDrive for Business → pilih folder
- 6
Power Query: Combine Files → filter sheet 'Input' saja
- 7
Add Column: Progress Tertimbang = [ProgressAktual] × [Bobot] / 100
- 8
Group By Proyek: Overall Progress = SUM([Progress Tertimbang])
- 9
Visual: Gauge chart per proyek, tabel deviasi per item pekerjaan
- 10
Conditional formatting pada deviasi: merah jika < -5%, hijau jika ≥ 0%
- 11
Publish ke Power BI Service → buat dashboard khusus untuk meeting board
- 12
Setiap Senin: kontraktor upload file → dashboard otomatis refresh via scheduled refresh
Sebelum vs Sesudah
5 format Excel berbeda dari 5 kontraktor — tidak bisa dibandingkan
| Item Pekerjaan | Bobot (%) | Progress (Minggu Ini) | Kumulatif | Rencana | Deviasi |
|---|---|---|---|---|---|
| Pondasi | 15 | 100% | 100% | 100% | 0% |
| Struktur Lt.1 | 20 | 75% | 75% | 80% | -5% |
| Dinding | 12 | 30% | 30% | 25% | +5% |
Power BI — kemajuan 5 proyek dalam satu tampilan dengan progress tertimbang
| Proyek | Kontraktor | Progress Aktual | Progress Rencana | Deviasi | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Apartemen X | PT. Bangun A | 67% | 72% | -5% | 🔴 Terlambat |
| Ruko Y | CV. Maju B | 82% | 80% | +2% | 🟢 On Track |
| Gudang Z | PT. Karya C | 45% | 50% | -5% | 🔴 Terlambat |
Hasil
1 hari → 30 menit
Persiapan board presentation turun 90%, semua proyek bisa dibandingkan dalam satu tampilan